Teleturniej firmowy w biurze: wymagania i checklista organizatora

„Mamy duży open space” brzmi obiecująco, ale nie odpowiada jeszcze na najważniejsze pytania. Czy wszyscy zobaczą ekran? Czy ochronie zgłoszono ekipę? Czy sprzęt zmieści się w windzie? I kto przesunie stoły przed montażem?

Teleturniej można zorganizować w siedzibie firmy, a Rewanż przywozi technologię, scenografię i własny zespół. Biuro nie zawsze jest jednak gotową salą eventową. Kolumny, szklane ściany, dostęp do windy i godziny pracy budynku potrafią mieć większe znaczenie niż sam metraż. Jeśli dopiero poznajesz format, zacznij od kompletnego przewodnika po teleturnieju firmowym.

Metraż to dopiero początek rozmowy

Nie da się potwierdzić przydatności biura na podstawie samej liczby metrów kwadratowych. Potrzebna jest przestrzeń, w której uczestnicy zobaczą ekran i prowadzących, a stanowiska można ustawić bez blokowania przejść.

Najlepiej sprawdzają się sale wielofunkcyjne, przestrzenie konferencyjne, większe kuchnie połączone ze strefą wspólną lub open space, który można czasowo przearanżować. W mniejszych albo nieregularnych wnętrzach rozwiązaniem może być inny układ stanowisk lub ograniczenie dodatkowej scenografii.

Jakie elementy trzeba zmieścić

W zależności od pakietu Rewanż wykorzystuje cztery, sześć albo indywidualnie ustaloną liczbę stanowisk. Oprócz nich potrzebne są:

• miejsce dla prowadzących,
• ekran z dobrą widocznością dla grupy,
• strefa dla uczestników,
• dostęp techniczny do urządzeń,
• bezpieczne przejścia i drogi ewakuacyjne.

Nie należy planować ustawienia „na styk”. Uczestnicy muszą swobodnie wejść do strefy gry, a obsługa powinna mieć możliwość reagowania bez przeciskania się między meblami.

Przy 50 osobach i większych zespołach dochodzą kwestie rotacji, wspólnego rankingu i komunikacji na sali. Omawiamy je w poradniku o integracji firmowej dla 50–100 osób.

Co Rewanż przywozi na miejsce

Zakres pakietu obejmuje fizyczne konsole, autorską aplikację, prowadzących, obsługę techniczną, przygotowanie rozgrywki i elementy oprawy. W aktualnej ofercie wskazane są również ekran projekcyjny i rzutnik. Zakres scenografii i personalizacji zależy od wybranego wariantu.

Rewanż nie jest przesyłanym zestawem do samodzielnego uruchomienia. Zespół przyjeżdża na miejsce, montuje stanowiska, przygotowuje grę i prowadzi całe show. Zakres oraz aktualne ceny pakietów opisujemy w zestawieniu kosztów integracji firmowej.

Jak przygotować dostęp dla ekipy

Przed wydarzeniem warto ustalić:

• wejście techniczne i możliwość podjazdu,
• dostęp do windy, jeśli realizacja odbywa się na wyższym piętrze,
• zasady ochrony i wcześniejsze zgłoszenie ekipy,
• miejsce krótkiego postoju lub rozładunku,
• godzinę, od której można rozpocząć montaż,
• osobę kontaktową obecną w budynku.

Montaż i demontaż odbywają się w dniu wydarzenia. Konkretne godziny powinny wynikać z uzgodnionego planu, a nie z założenia, że przestrzeń będzie dostępna przez cały dzień.

Ekran, światło i dźwięk

Ekran musi być widoczny dla całej grupy. Jeżeli w biurze jest dużo światła dziennego, trzeba sprawdzić możliwość jego ograniczenia lub odpowiednie ustawienie projekcji. Nie należy zakładać, że każdy firmowy telewizor będzie automatycznie najlepszym rozwiązaniem - sposób podłączenia i wykorzystania powinien zostać uzgodniony z ekipą.

Warunki akustyczne są równie ważne. Twarde, przeszklone powierzchnie oraz otwarte piętra mogą utrudniać zrozumienie prowadzących. Dlatego przed realizacją należy omówić układ pomieszczenia i dostępne nagłośnienie.

Jak przygotować uczestników i biuro

Pracownicy nie muszą instalować aplikacji ani przynosić własnych urządzeń. Organizator powinien natomiast poinformować ich o godzinie rozpoczęcia i zadbać, aby strefa wydarzenia nie była w tym czasie wykorzystywana do zwykłej pracy.

Jeżeli trzeba przesunąć biurka lub stoły, najlepiej ustalić wcześniej, kto odpowiada za przygotowanie pustej przestrzeni i jej późniejsze przywrócenie. Ekipa realizacyjna odpowiada za własny sprzęt i scenografię, ale nie należy automatycznie zakładać, że przebuduje całe biuro.

Wydarzenie w biurze ma też mniej oczywistą zaletę: nie wymaga dodatkowego transportu całego zespołu. Nie jest jednak rozwiązaniem dla każdej firmy. Jeśli pracownicy potrzebują wyraźnego odcięcia od codziennego miejsca pracy albo przestrzeń jest czynna równolegle dla innych zespołów, osobny obiekt może zapewnić lepsze warunki.

Informacje potrzebne przed wyceną

Przygotuj:

1. adres i piętro,
2. liczbę uczestników,
3. zdjęcia lub rzut proponowanej przestrzeni,
4. informację o windzie i wejściu technicznym,
5. planowaną godzinę wydarzenia,
6. możliwe godziny montażu i demontażu,
7. dane kontaktowe administratora albo osoby technicznej,
8. oczekiwany zakres personalizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Ile metrów musi mieć biuro?

Nie podajemy jednej wartości, ponieważ znaczenie mają liczba uczestników, liczba stanowisk, układ pomieszczenia i widoczność ekranu. Przestrzeń najlepiej ocenić na podstawie zdjęć lub rzutu.

Czy musimy zapewnić projektor?

Aktualna oferta Rewanżu obejmuje ekran projekcyjny i rzutnik. Sposób ustawienia i ewentualne wykorzystanie infrastruktury biura są uzgadniane przed wydarzeniem.

Czy montaż może odbywać się tego samego dnia?

Tak. W ofercie Rewanżu montaż i demontaż zaplanowane są w dniu realizacji.

Czy biuro musi znajdować się w Warszawie?

Nie. Rewanż realizuje wydarzenia w całej Polsce; dojazd do 100 km od Warszawy jest w cenie pakietu. Zapytaj o teleturniej w Twoim biurze.

Zobacz też: Teleturniej firmowy — kompletny przewodnik · Integracja firmowa dla 50–100 osób · Ile kosztuje integracja firmowa